Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung: Was Mieter wissen müssen
Aktualisiert am 07. November 2025 | 6 Min. Lesezeit
Umlagefähig sind typische, regelmäßige Arbeiten wie die Reinigung von Gemeinschaftsflächen, Gartenpflege, Winterdienst und die Kontrolle technischer Anlagen. Auch das Gehalt des Hausmeisters (inkl. Sozialabgaben) ist umlegbar.
Nicht umlagefähig sind einmalige Reparaturen, Instandhaltungsarbeiten, Verwaltungsaufgaben (z.B. Wohnungsübergaben) und die Anschaffung von Werkzeugen.
Der Vermieter muss die Kosten für nicht umlagefähige Tätigkeitenpauschal herausrechnen. Eine genaue Aufschlüsselung ist Pflicht.
Als Mieter haben Sie das Recht auf Belegeinsicht, um die Abrechnung zu kontrollieren.
Inhaltsverzeichnis
Welche Hausmeisterkosten sind umlagefähig?
Der Hausmeister ist oft die gute Seele des Hauses – er kümmert sich um Sauberkeit, Ordnung und die technischen Anlagen. Die Kosten für diese Arbeit kann Ihr Vermieter über die Nebenkostenabrechnung auf Sie umlegen. Aber welche Aufgaben gehören wirklich dazu?
Die Grundlage dafür liefert die Betriebskostenverordnung. Laut § 2 Nr. 14 BetrKV gehören zu den umlagefähigen Kosten für den Hauswart "die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen". Das gilt aber nur, solange die Tätigkeiten nicht die Instandhaltung, Instandsetzung oder Hausverwaltung betreffen.
- Reinigung: Kehren des Treppenhauses, der Kellergänge und anderer Gemeinschaftsflächen.
- Gartenpflege: Rasenmähen, Heckenschneiden und Pflege der Außenanlagen.
- Winterdienst: Schneeräumen und Streuen der Gehwege.
- Kontrolle technischer Anlagen: Regelmäßige Überwachung der Heizung, des Fahrstuhls oder der Beleuchtung.
- Müllentsorgung: Bereitstellen der Mülltonnen für die Abfuhr.
- Lohn- und Lohnnebenkosten: Das Gehalt des Hausmeisters inklusive Sozialbeiträgen, Versicherungen und ggf. gestellter Arbeitskleidung.
Was ist nicht umlagefähig?
Nicht alles, was ein Hausmeister tut, dürfen Sie als Mieter bezahlen. Der Vermieter ist für die Instandhaltung und Verwaltung des Gebäudes verantwortlich. Führt der Hausmeister solche Aufgaben aus, müssen diese Kosten aus der Nebenkostenabrechnung herausgerechnet werden.
- Reparaturen und Instandhaltung: Austausch einer defekten Glühbirne, Beseitigung einer Abflussverstopfung, Reparatur eines kaputten Türschlosses.
- Verwaltungsaufgaben: Durchführung von Wohnungsbesichtigungen oder -übergaben, Bearbeitung von Mieterbeschwerden, Erstellen von Abrechnungen oder Führen von Mietersprechstunden.
- Anschaffungskosten: Kauf von Werkzeugen, Rasenmähern oder anderen Geräten.
- Sicherheitsdienste: Übernimmt der Hausmeister Aufgaben eines Pförtners oder Wachschutzes, sind das "sonstige Betriebskosten", die nur bei expliziter Nennung im Mietvertrag umlegbar sind.
Achtung, Kostenfalle!
Fallstricke und Sonderfälle
Wenn der Hausmeister Tätigkeiten ausführt, die bereits als eigene Position in der Nebenkostenabrechnung auftauchen (z.B. Gartenpflege oder Gebäudereinigung), dürfen diese Kosten nicht doppelt abgerechnet werden. Die Kosten sind dann durch das Hausmeistergehalt abgegolten.
Die Hausmeisterkosten müssen angemessen sein. Beauftragt der Vermieter eine Firma, die doppelt so teuer ist wie andere Anbieter, kann das ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot sein (BGH, WuM 2004, 292).
Werden Kosten abgerechnet, obwohl Sie noch nie einen Hausmeister gesehen haben? Das kann zulässig sein, wenn der Vermieter die Arbeiten selbst erledigt (sog. Eigenleistung). Diese Kosten müssen aber in der Abrechnung erläutert und in ihrer Höhe angemessen sein – sie dürfen nicht höher sein als die Kosten für eine externe Firma.
Was tun bei mangelhafter Arbeit?
Das Treppenhaus ist seit Wochen schmutzig oder der Schnee wird nicht geräumt? Wenn der Hausmeister seine Arbeit schlecht oder gar nicht erledigt, ist das ärgerlich. Sie können aber nicht einfach die Nebenkosten kürzen.
Wichtiges Vorgehen
Abrechnung prüfen: So geht's
Zweifel an der Abrechnung? Sie haben das Recht, Klarheit zu fordern. Der Vermieter ist in der Beweispflicht und muss die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln können.
Ihr Recht auf Belegeinsicht
Der wichtigste Schritt zur Kontrolle ist die Belegeinsicht. Sie können von Ihrem Vermieter verlangen, alle relevanten Unterlagen einzusehen. Dazu gehören:
- Der Arbeitsvertrag des Hausmeisters
- Leistungsnachweise und Stundenzettel
- Rechnungen von externen Hausmeisterfirmen
Nur so können Sie überprüfen, welche Tätigkeiten abgerechnet wurden und ob nicht umlagefähige Kosten korrekt abgezogen wurden.
Tipp: Hausmeisterkosten von der Steuer absetzen
Ein Teil Ihrer gezahlten Hausmeisterkosten kann als "haushaltsnahe Dienstleistung" von der Steuer abgesetzt werden. Nach § 35a EStG können Sie 20 % der Lohnkosten (bis zu 4.000 € pro Jahr) geltend machen. Bitten Sie Ihren Vermieter um eine entsprechende Bescheinigung.
Über 80 % der Nebenkostenabrechnungen sind fehlerhaft!
Die Prüfung der Hausmeisterkosten ist komplex. Unsere Experten kennen alle Fallstricke und prüfen Ihre Abrechnung auf Herz und Nieren.
Häufige Fragen (FAQ)
Der Hausmeister übernimmt Gartenarbeiten und Treppenhausreinigung und bekommt dies neben dem Gehalt vergütet, ist das erlaubt?
Ja, das ist grundsätzlich erlaubt. Wenn der Hausmeister umlagefähige Tätigkeiten wie Gartenpflege oder Reinigung übernimmt, können die Kosten dafür (Lohn oder Mietminderung) auf die Mieter umgelegt werden. Dies ist oft günstiger als die Beauftragung einer externen Firma. Ein pauschaler Abzug muss jedoch vorgenommen werden, wenn der Hausmeister auch nicht umlagefähige Verwaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten durchführt.
Darf der Hausmeister den Winterdienst übernehmen?
Ja. Der Winterdienst gehört zur Verkehrssicherungspflicht des Eigentümers. Übernimmt der Hausmeister das Schneeräumen und Streuen, sind seine Arbeitskosten dafür umlagefähig. Dies ist eine typische Hausmeisteraufgabe.
Wie werden Hausmeisterkosten auf die Mieter umgelegt?
Die Umlage erfolgt nach dem im Mietvertrag festgelegten Verteilerschlüssel. Ist dort nichts geregelt, wird nach Wohnfläche abgerechnet, wie es § 556a Abs. 1 BGB vorsieht. Wichtig ist, dass der Vermieter vorher alle nicht umlagefähigen Kostenanteile (z.B. für Reparaturen oder Verwaltung) herausrechnet.
Wer kontrolliert den Hausmeister?
Der Vermieter oder die Hausverwaltung ist für die Kontrolle des Hausmeisters zuständig. Wenn Sie als Mieter Zweifel an der Leistung oder den Kosten haben, haben Sie ein Recht auf Belegeinsicht. Sie können also die Arbeitsverträge, Stundenzettel und Rechnungen einsehen, um die Abrechnung zu prüfen.
Wie teuer darf ein Hausmeister sein?
Der Vermieter muss das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Die Kosten dürfen nicht extrem über dem ortsüblichen Durchschnitt liegen. Die Kosten für eine Hausmeisterfirma dürfen zum Beispiel nicht doppelt so hoch sein wie bei Konkurrenzunternehmen. Das Gehalt variiert je nach Region, Qualifikation und Anstellungsart (z.B. Minijob oder Vollzeit).